Prazos e Documentos

INTERAÇÃO DOS PROCESSOS DE ACORDO COM A ISO 9001:2015

 

 

De acordo com o requisito 4.4. - Sistema de Gestão da Qualidade e Seus Processos da ISO 9001:2015, é preciso definir quais processos devem acontecer antes ou depois, quais processos darão sequência aos processos anteriores e quais deles necessitam estar pronto para o serviço/produto para prosseguir. Assim, juntamente com as Entradas e Saídas de cada Processo está o respectivo Fluxograma, garantindo a interação destes de acordo com a ISO 9001.

 

A serventia deve determinar os processos necessários para o Sistema de Gestão da Qualidade e sua aplicação na organização, devendo:

 

  • Determinar as entradas requeridas e as saídas esperadas desses processos;

  • Determinar a sequência e a interação desses processos (fluxograma);

  • Determinar e aplicar os critérios e métodos (incluindo monitoramento, medições e indicadores de desempenho relacionados) necessários para assegurar a operação e o controle eficazes desses processos (relatórios dos sistemas e análise das não conformidades);

  • Determinar os recursos necessários (financeiros e/ou não-financeiros) para esses processos e assegurar a sua disponibilidade (a disponibilidade é assegurada pela divulgação das entradas e saídas no site, nos procedimentos/provimentos disponibilizados nos setores, além de treinamentos internos, garantindo a execução de acordo com os procedimentos setoriais);

  • Atribuir as responsabilidades e autoridades para esses processos;

  • Abordar os riscos e oportunidades conforme determinados (analisados no Mapeamento dos Riscos de Condutas Inadequadas - );

  • Avaliar esses processos e implementar quaisquer mudanças necessárias para assegurar que esses processos alcancem seus resultados pretendidos (Realizado durante a Revisão Anual dos Processos / Fluxogramas ou de acordo com os vigentes Provimentos, Normas e Leis);

  • Melhorar os processos e o Sistema de Gestão da Qualidade (Utilizando relatórios anuais de órgãos independentes: Certificadoras, Prêmios, relatórios de correições, auditorias internas e externas).

 

 

Processo

 

Registro de Nascimento

 

Prazo Legal de Entrega

 

24 horas

 

 

 

 

Definição – É o ato de registrar nos livros públicos o nascimento de uma pessoa natural.

 

Entradas / Documentação necessária – DNV (declaração de nascido vivo), Documentos de identificação do declarante ou pais, certidão de casamento dos pais para reconhecimento de paternidade ex lege em razão do casamento, formulário de solicitação de registro de nascimento (anexo); Sentença judicial que determine o registro de nascimento, trânsito em julgado da decisão.

 

Utilidade – Incluir o nascimento da pessoa natural nos registros públicos.

 

 

Saída – Certidão de nascimento e registro de nascimento.

 

 

                                    

Recursos Necessários

 Pessoal capacitado, sistemas integrados, treinamento de acordo com a necessidade de cada área.

Responsabilidade

Escreventes, Suboficiais e Oficiais.

 

 

Processo

 

Registro de Óbito

 

Prazo Legal de Entrega

 

24 horas

 

 

 

Definição – É o ato de registrar nos livros públicos o óbito de uma pessoa natural.

 

Entradas / Documentação necessária – DO (declaração de óbito), Documentos de identificação do declarante, formulário de solicitação de registro de óbito (anexo), documentos do de cujus; Sentença judicial que determine o registro de óbito, trânsito em julgado da decisão.

 

Utilidade – Incluir o óbito da pessoa natural nos registros públicos, incluir o óbito de nascituro nos registros públicos.

 

 

Saída – Certidão de óbito, comunicação de óbito e registro de óbito.

 

 

                                    

Recursos Necessários

 Pessoal capacitado, sistemas integrados, treinamento de acordo com a necessidade de cada área.

Responsabilidade

Escreventes, Suboficiais e Oficiais.

 

 

Processo

 

Registro de Casamento

 

Prazo Legal de Entrega

 

24 horas

 

 

 

Definição – É o ato solene no qual efetiva-se a união voluntária entre duas pessoas, nas condições sancionadas pelo direito, de modo que se estabeleça uma família.

 

Entradas / Documentação necessária – Petição inicial de solicitação de habilitação (documento gerado pelo sistema), Declaração das testemunhas de não impedimento, Publicação de edital, Certificação de Afixação de edital, despacho do Ministério Público autorizando a realização da solenidade, Ata de casamento religioso quando for o caso.

 

Das partes e testemunhas: Documento de identidade, CPF originais, comprovantes de residência.

 

Das partes apenas: Certidão de nascimento ou casamento com anotação de óbito do cônjuge ou averbação de divórcio (conforme o caso).

 

Utilidade – Para formação de uma família, definição de regime de bens de uma relação, para prova de uma relação familiar.

 

Saída – Registro de Casamento Civil ou Registro de Casamento Religioso, comunicação de casamento, Certidão de Casamento.

 

Recursos Necessários

 Pessoal capacitado, sistemas integrados, treinamento de acordo com a necessidade de cada área.

Responsabilidade

Escreventes, Suboficiais e Oficiais.

 

 

Processo

 

Segunda via de Certidão

 

Prazo Legal de Entrega

 

5 dias

 

 

 

Definição – É o documento pelo o qual prova-se a existência e conteúdo de um registro. Pode ser por quesitos, por extrato ou em inteiro teor (digitada ou reprográfica).

 

Entradas / Documentação necessária – Documento anterior ou RG para consulta dos dados do registro. Boleto pago ou Declaração de Hipossuficiência preenchido conforme os ditames do Ato Normativo do FECOM.

 

Utilidade – Para prova do registro e conteúdo do registro.

 

Saída – Certidão.

 

 

 

 

Recursos Necessários

 Pessoal capacitado, sistemas integrados, treinamento de acordo com a necessidade de cada área.

Responsabilidade

Estagiários, Auxiliares de Cartório, Escreventes, Suboficiais e Oficiais.

 

 

Processo

 

Apostilamento

 

Prazo Legal de Entrega

 

2 dias

 

 

 

Definição – Ato que viabiliza o reconhecimento mundial de um ato praticado por uma autoridade nacional em razão da sua assinatura.

 

Entradas / Documentação necessária – Documento que deseja apostilar.

 

Documento que deseja apostilar, sendo necessariamente uma certidão do Registro Civil das Pessoas Naturais, ainda que não seja emitida nesta serventia.

 

Utilidade – Utilização do documento emitido no Brasil no exterior.

 

Saída –  Certidão Apostilada.

 

 

 

Recursos Necessários

 Pessoal capacitado, sistemas integrados, treinamento de acordo com a necessidade de cada área.

Responsabilidade

Estagiários, Auxiliares de Cartório, Escreventes, Suboficiais e Oficiais.

 

 

Processo

 

Busca

 

Prazo Legal de Entrega

 

30 dias (até)

 

 

Definição – Ato que permite a localização de um registro cujos dados (livro, termo e folha) o cliente desconhece ou perdeu.

 

Entradas / Documentação necessária – Para casamento: Nome dos nubentes, data da ocorrência; Para nascimento: Nome do(a) registrado(a), data da ocorrência e nome dos genitores; Para óbito: Nome do registrado(a), data da ocorrência e nome dos genitores.

 

Utilidade – Localizar o registro para emissão de certidão ou saber que o registro buscado não pertence à serventia.

 

Saída –  Certidão ou Certidão negativa.

 

 

Recursos Necessários

 Pessoal capacitado, sistemas integrados, treinamento de acordo com a necessidade de cada área.

Responsabilidade

Estagiários (exceto para a fase de emissão de certidão), Auxiliares de Cartório, Escreventes, Suboficiais e Oficiais.

 

 

Processo

 

Averbação, retificação ou anotação

 

Prazo Legal de Entrega

 

5 dias úteis

 

 

  
Definição – Ato que permite a alteração de um registro e a emissão de uma certidão atualizada ou retificada.

 

Entradas / Documentação necessária – Averbação: Requerimento, Sentença e Certidão de Trânsito em julgado. Há averbações que não exigem a existência de uma decisão judicial, como o reconhecimento de paternidade, a alteração de patronímico. Para esses casos: Requerimento e documentação comprobatória.

Retificação: Formulário de retificação e provas conforme a tabela probatória (documento disponível no protocolo digital) ou sentença judicial com certidão de trânsito em julgado.

Anotação: Comunicação.

 

Utilidade – Atualizar os dados de um registro de nascimento, casamento ou óbito.

 

Saída –  Certidão atualizada ou Certidão de ato praticado.

 

 

Recursos Necessários

 Pessoal capacitado, sistemas integrados, treinamento de acordo com a necessidade de cada área.

Responsabilidade

Estagiários (exceto para a fase de emissão de certidão), Auxiliares de Cartório, Escreventes, Suboficiais e Oficiais.